紙を使わない電子契約やキャッシュレス決済などは世界的な流れです。
不動産業界もコロナ過を経て急速に電子化が進み、2022年の宅建業法改定により電子契約が解禁になりました。
ここでは電子契約とは何かや方法、メリットデメリットについて解説したいと思います。
そもそも電子契約とは
紙を使用せずインターネット上で締結する契約です。
印鑑の代わりに電子署名の形で印鑑と同等効力を持たせています。
電子署名のセキュリティ
電子署名は当事者間ではなく、認証局と呼ばれる第三者機関が発行する電子証明書で安全を担保します。
具体的に言うとGMOサインやアドビサインなどのシステムを利用して契約手続きをします。認証局とのやり取りは利用したサービスの方でおこなわれます。
ただ単に個人でPTFで作成したデータを送付しただけではだめなのです。
タイムスタンプ
電子署名にはタイムスタンプが記録されます。「いつ」「誰が」署名したのかがデータとして残り、後に改ざんできないシステムとなっています。
タイムスタンプには「いつ」の記録も正確に残りますので、従来の押印よりむしろ証拠能力が高いとも言えます。
契約者のすること
借主貸主にかかわらず契約者がアカウントを作成する必要はありません。
不動産業者の方で各種サービスの登録を行い、書類（電子）の作成を行います。
契約者はデータで送られてきた書類の内容を確認して、問題なければ署名（電子）をするだけです。
電子契約のメリット
メリット①早い
紙の書類が必要ないので早いです。特に遠隔地だと郵送の時間が短縮されるので、格段に便利と言えます。
メリット②セキュリティ
タイムスタンプにより改ざん防止や、紙ではないので紛失などのリスクがありません。
クラウド上の管理により記入漏れなども防ぐことができます。
基本的に入力が漏れていると次に進めないシステムなので、記入漏れ防止になります。
メリット③コストダウンできる
電子契約は印紙税の課税対象外となります。紙だと印紙の必要な書類も電子契約なら無料です。
もちろん紙その物の印刷費用や用紙代も不要です。環境対策にも繋がります。
電子契約のデメリット
電子契約のデメリット①最低限の知識は必要
現状最大の問題点です。
電子契約はスマホやパソコンの端末を利用して契約をします。高度な技術は必要ありませんが、インターネットを使用しますので最低限の知識が必要です。
当社の実例ですが、最近の若い方なら問題なく作業されています。むしろスムーズです。
ただ高齢の方などで上手く扱えず、従来の紙の契約に切り替えた事が何度もあります。
電子契約のデメリット②利用できないケースもある
電子契約は全ての契約に対応しておらず、一部の契約では利用できない場合があります。
また利用しているシステムにより対応、非対応が異なる場合もあります。例えば賃貸契約で保証人の有無により対応非対応が分かれえる場合があります。
また、端末があまりに古かったり何年もアップデートをしていなかったりすると、システムに対応できない場合などもありました。
電子契約のデメリット③変更がむずかしい
紙の契約書であった訂正印による軽微な変更なども難しいです。
入居日を1日変更するだけでも申し込みからやり直ししたこともあります。
フォーマットで対応できない細かい事例で利用できない事もある。
電子契約のデメリット④電子ながらの不具合
電子契約は紙ではなくサーバーや端末にデータを保存しています。当然サイバー攻撃などのリスクは存在しています。
また、データを保存している端末の紛失や破損リスクがあります。
システムエラーなどの不具合もあります。
オンラインによる重要事項の説明
IT重説とも呼ばれます。全く関係ない訳ではありませんが電子契約とは別の物です。
混同しないように説明します。
宅建業法における重要事項の説明
宅建業法では契約前に宅建士が重要事項説明書を交付し、宅建士が「対面」で説明しないといけない法律になっています。
これが「対面」だったのが「対面またはオンラインによる対面」に変更されました。
簡単にいうと「テレビ電話を対面として扱う」となりました。
重要事項の説明はあくまで説明
IT重説はZOOMなどのオンラインサービスを利用して説明をするものです。
署名するには電子署名のシステム、又は紙の重要事項説明書に署名する必要があります。
紙の重要事項説明書を利用する場合、事前に郵送などで書類を送付しておく必要があります。
テレビ電話を利用する意味
重要事項の説明は宅建士本人が行う必要があります。また説明を聞く側も契約者本人が聞く必要があります。
他人によるなりすましや、無資格者による説明を防止する観点からTV電話にする必要がある訳です。
理解して上手に使えば便利です
「無理」と決めつけて諦めるお客様や業界にも抵抗を持つ人も少なからず存在していますが、きちんと理解して行えば便利な物です。
現状紙の契約書と選択できるケースが多いですが、そう遠くない将来紙の契約書はなくなり電子のみの時代が訪れると思います。
ガラケーからスマホに変化したように契約の方法も変化していきます。
不慣れなお客様は出来るまで寄り添いますので、ぜひ利用してみてください。
